Kalendarz Google i umawianie spotkań

Po połączeniu Kalendarza Google asystent umawia spotkania w trakcie rozmowy. Pokazuje klientowi typy spotkań, które oferujesz, proponuje wolne terminy w jego strefie czasowej i rezerwuje wybrany. Spotkanie od razu trafia do Twojego Kalendarza Google, a klient dostaje zaproszenie.

Dostajesz też publiczną stronę rezerwacji, na której klienci sami wybierają termin. Jej link możesz wstawić w dowolne miejsce: na przycisk na stronie, do stopki maila albo do opisu profilu w mediach społecznościowych.

Zanim zaczniesz

Potrzebujesz konta Google z Kalendarzem Google. Integracje mogą podłączać wyłącznie administratorzy lub menedżerowie.

Połącz Kalendarz Google

1. Otwórz Ustawienia → Integracje.
2. W sekcji Dodatkowe kliknij Dodaj integrację.
3. W oknie Podłącz integrację wybierz kartę Kalendarz Google.
4. Zaloguj się kontem Google i zatwierdź dostęp dla Fibly. Potem wrócisz do panelu.

Nie kopiujesz żadnych kluczy API. Połączenie odbywa się przez logowanie kontem Google.

Wybierz kalendarze

W wierszu Kalendarza Google kliknij Konfiguruj. Na tej stronie ustawiasz:

• Kalendarz rezerwacji: do niego trafiają nowe spotkania.
• Kalendarze, które blokują Twój czas: dodatkowe kalendarze, w których zajęte godziny też mają się liczyć. Jeśli nic nie zaznaczysz, sprawdzany jest tylko kalendarz rezerwacji. Kalendarze świąt nie są tu proponowane.

Wolne terminy powstają z zajętego czasu w tych kalendarzach i z rezerwacji zrobionych już przez Fibly. Dzięki temu dwie osoby nie zarezerwują tej samej godziny.

Weryfikacja adresu e-mail

Na tej samej stronie jest przełącznik Weryfikuj adres e-mail przed rezerwacją. Gdy jest włączony, klient dostaje na e-mail jednorazowy kod i wpisuje go, zanim spotkanie zostanie zarezerwowane. Działa to na czacie i na stronie rezerwacji. Po wyłączeniu rezerwacja jest szybsza, ale każdy może podać dowolny adres, a zaproszenie z Twojego kalendarza pójdzie na ten adres. Dlatego zalecamy zostawić weryfikację włączoną.

Ustaw godziny pracy

Otwórz Ustawienia → Umawianie spotkań i przejdź do karty Dostępność. Tu tworzysz harmonogram, czyli godziny pracy w tygodniu.

• W każdym dniu możesz dodać kilka przedziałów godzin, na przykład od 9:00 do 12:00 i od 13:00 do 17:00. Tak zrobisz przerwę na obiad.
• Harmonogramów może być kilka, na przykład „Godziny biurowe” i „Popołudnia”. Każdy typ spotkania korzysta z jednego z nich.

Bez harmonogramu nikt nie zarezerwuje terminu, więc zacznij od tego kroku.

Utwórz typy spotkań

Na karcie Typy spotkań kliknij Nowy typ spotkania. Typ spotkania to na przykład „Rozmowa wstępna, 30 minut” albo „Konsultacja na miejscu, 60 minut”. Dla każdego ustawiasz:

• Szczegóły: nazwę i opis. Opis widać na stronie rezerwacji i w zaproszeniu.
• Czas trwania w minutach.
• Miejsce:
  • Google Meet: link do spotkania tworzy się automatycznie,
  • Dzwonimy do uczestnika,
  • Uczestnik dzwoni do nas: podajesz numer, pod który ma zadzwonić,
  • Osobiście: podajesz adres,
  • Własne instrukcje: dowolny opis, jak dołączyć.
• Dostępność: harmonogram, z którego ten typ bierze godziny.
• Pytania przy rezerwacji: o co pytać przed rezerwacją. Pytanie może mieć odpowiedź w formie krótkiego tekstu albo wyboru jednej opcji z listy i może być wymagane albo opcjonalne. Jeden typ spotkania może mieć do 20 pytań. Imię i e-mail są zbierane zawsze.

W sekcji Zaawansowane ustawisz też:

• jak daleko w przód można rezerwować,
• minimalne wyprzedzenie, czyli ile godzin przed spotkaniem kończą się zapisy,
• wolny czas przed spotkaniem i po nim,
• maksymalną liczbę spotkań dziennie,
• co ile minut proponować godzinę rozpoczęcia,
• Pokaż na stronie rezerwacji: ukryty typ nie pojawia się na liście na stronie rezerwacji, ale można go zarezerwować przez jego bezpośredni link.

Jak asystent umawia spotkania

W trakcie rozmowy asystent może:

• pokazać typy spotkań, które oferujesz,
• znaleźć wolne terminy i podać je w strefie czasowej klienta,
• zadać pytania przy rezerwacji, które ustawiłeś dla danego typu,
• zarezerwować spotkanie: trafia ono do Twojego Kalendarza Google, a klient dostaje zaproszenie,
• przełożyć albo odwołać spotkanie, które sam zarezerwował,
• wysłać link do strony rezerwacji, jeśli klient woli sam wybrać termin.

Asystent umawia spotkania wszędzie tam, gdzie rozmawia z Twoimi klientami. Wykonane akcje zobaczysz w widoku Rozmowy.

Gdzie działa

Jak każde podłączone narzędzie, Kalendarz Google ma ustawienie Dostępne w z opcjami Wsparcie i Sprzedaż. Decydują one, w których trybach bota asystent może umawiać spotkania.

Strona rezerwacji

Adres strony ustawiasz w Ustawienia → Umawianie spotkań, w polu Adres strony rezerwacji. Strona ma postać app.fibly.io/book/<twój-adres>, a każdy typ spotkania ma własny link, który zaczyna się od tego adresu. Link skopiujesz przyciskiem Kopiuj link.

Na stronie rezerwacji klient:

1. wybiera typ spotkania z listy,
2. wybiera dzień w kalendarzu i godzinę, pokazaną w jego strefie czasowej,
3. podaje imię, e-mail i odpowiedzi na Twoje pytania,
4. widzi potwierdzenie z przyciskami Dodaj do Kalendarza Google i Pobierz plik .ics oraz linkiem do zmiany terminu albo odwołania spotkania.

Strona ma jasny i ciemny motyw.

Wszystkie rezerwacje, z czatu i ze strony, znajdziesz na karcie Rezerwacje w Ustawienia → Umawianie spotkań.

Jeśli korzystasz z Calendly

Możesz przejść z Calendly na Kalendarz Google bez odłączania Calendly. Gdy Kalendarz Google jest połączony, to on przejmuje umawianie spotkań przez asystenta. Wiersz Calendly w Ustawienia → Integracje pokazuje wtedy, że jest wstrzymany, dopóki połączony jest Kalendarz Google.

Jeśli odłączysz Kalendarz Google albo trzeba będzie połączyć go ponownie, asystent wróci do umawiania przez Calendly. Gdy przejście się sprawdzi, możesz odłączyć Calendly. Zobacz Calendly.

Języki

Ustawienia umawiania spotkań w panelu i strona rezerwacji są dostępne po polsku, angielsku i niemiecku.

Zarządzanie i odłączanie

Jeśli Google przestanie akceptować dostęp Fibly, strona Konfiguruj pokaże status Wymaga ponownego połączenia i przycisk Połącz ponownie Kalendarz Google. Aby usunąć integrację, w Ustawienia → Integracje kliknij Odłącz w wierszu Kalendarza Google i potwierdź.

Powiązane artykuły

• Przegląd narzędzi: wszystkie narzędzia, z których może korzystać bot.
• Calendly: umawianie spotkań przez Calendly.
• Rozmowy: akcje wykonane przez bota, w tym rezerwacje.