Faktury i płatności

W Ustawienia, Użycie i rozliczenia prowadzimy dwie osobne ewidencje: płatności pobrane z karty oraz faktury VAT, które do nich wystawiamy. Płatność pojawia się w momencie udanego obciążenia. Faktura pojawia się wtedy, gdy wystawi ją nasz zespół, a robimy to ręcznie, więc nie dzieje się to natychmiast.

Płatności

W tabeli Historia płatności znajdziesz każde obciążenie: odnowienie subskrypcji, kwotę proporcjonalną przy podniesieniu planu w trakcie okresu i każdy zakupiony dodatek. W wierszu widzisz:

• Okres: okres rozliczeniowy, którego dotyczy płatność.
• Kwotę: pobraną kwotę brutto. VAT wyliczamy automatycznie na podstawie adresu i numeru podatkowego z Twoich danych rozliczeniowych.
• Status: np. Opłacona albo Otwarta, gdy trwa ponawianie nieudanego obciążenia (zob. Nieudana płatność).
• Fakturę: czy faktura VAT do tej płatności już istnieje.

Płatność, do której nie ma jeszcze faktury, ma etykietę Faktura zostanie wystawiona wkrótce. Gdy dokument już istnieje, etykieta zmienia się na Faktura wystawiona, a plik PDF pojawia się w tabeli Faktury na tej samej stronie.

Faktury VAT wystawiamy ręcznie

Fibly nie generuje faktury VAT automatycznie w chwili płatności. Każdą wystawia nasz zespół w programie księgowym, na podstawie zapisu płatności, i podpina dokument do tej płatności w panelu. Jest to świadoma decyzja: polskie przepisy i KSeF nie zostawiają miejsca na dokument wystawiony „prawie dobrze".

W praktyce oznacza to, że:

• Potwierdzenie, które dostajesz po udanej płatności, jest potwierdzeniem płatności, a nie fakturą VAT. Księgowość nie zaksięguje go jako dokumentu kosztowego.
• Faktura idzie za płatnością, a nie razem z nią. Jeśli potrzebujesz jej na konkretny dzień, na przykład żeby zamknąć miesiąc, napisz do nas na [email protected], a zajmiemy się nią poza kolejnością.
• Nie dostaniesz żadnej wiadomości od Stripe, naszego operatora płatności. Jego własne e-maile mamy wyłączone właśnie po to, żeby nie docierał do Ciebie dokument wyglądający jak faktura, którą wystawia ktoś inny niż my.

Faktury w KSeF

Faktury Fibly są wystawiane w KSeF (Krajowym Systemie e-Faktur), czyli centralnym, państwowym systemie wymiany faktur w Polsce. Numer KSeF i pełna treść dokumentu trafiają bezpośrednio do KSeF i są dostępne dla Twojej księgowości tym samym kanałem, którym otrzymuje ona pozostałe faktury.

Pliki PDF, które pobierasz z panelu Fibly, są wizualizacjami faktur wystawionych w KSeF. Służą do podglądu i archiwizacji pomocniczej, ale dokumentem pierwotnym pozostaje ten zarejestrowany w KSeF.

Pobieranie PDF

Znajdź fakturę w tabeli Faktury (z numerem faktury, datą wystawienia, terminem płatności, kwotą brutto i statusem) i kliknij ikonę pobierania na końcu jej wiersza (Pobierz PDF). Plik nadaje się do podglądu w panelu i do archiwizacji we własnym systemie. Oryginał faktury pobierasz z KSeF.

Dane do faktury

Nazwa firmy, NIP i adres, na które wystawiamy fakturę, pochodzą z danych podanych przy wykupieniu subskrypcji. Decydują też o stawce VAT, więc nieaktualny NIP warto poprawić przed kolejnym odnowieniem, a nie po nim. Możesz je zmienić samodzielnie w Ustawieniach, Użycie i rozliczenia, w formularzu Dane rozliczeniowe — popraw, co trzeba, i kliknij Zapisz dane rozliczeniowe.

Nowe dane uwzględnimy od następnej faktury. Faktur już wystawionych nie korygujemy bez wyraźnego powodu, takiego jak zmiana NIP-u czy błąd w nazwie firmy.

Konta rozliczane przelewem

Umowy Enterprise i inne ustalenia zawarte z zespołem sprzedaży rozliczamy poza płatnościami kartą. Tam faktury wystawiamy zgodnie z terminami z umowy, standardowo z 14-dniowym terminem płatności od wystawienia, a w panelu widzisz statusy Opłacona, Nieopłacona i Zaległa. Faktura, która pozostaje zaległa dłuższy czas, może skutkować zawieszeniem dostępu do bota do momentu uregulowania należności.

Jeśli widzisz status „Zaległa", a opłaciłeś już fakturę, napisz do nas na [email protected]. Zaksięgowanie wpłaty z banku do naszego systemu trwa zwykle 1–2 dni robocze.

Co dalej

Aby zoptymalizować koszty, sprawdź Kredyty i użycie. Jeśli regularnie nie wykorzystujesz pełnej puli, prawdopodobnie da się przejść na niższy plan: Zmiana planu.