Przejdź do treści
PLEN
Zaloguj się

E-mail

Podłącz swoje skrzynki wsparcia do Fibly przez IMAP i SMTP, żeby przychodząca poczta stawała się zgłoszeniami, na które odpowiada bot i Twój zespół.

Kanał e-mail podłącza do Fibly Twoje istniejące skrzynki wsparcia. Przychodząca poczta jest pobierana przez IMAP i zamieniana na zgłoszenia, a odpowiedzi wychodzą przez SMTP. Możesz podłączyć więcej niż jedną skrzynkę, a każda z nich może mieć własną numerację zgłoszeń.

Kanałem e-mail mogą zarządzać wyłącznie administratorzy lub menedżerowie.

Podłącz skrzynkę

  1. Otwórz Ustawienia → Integracje i kliknij Dodaj kanał, a następnie wybierz E-mail (albo otwórz Konfiguruj na kanale e-mail, jeśli jest już dodany).
  2. Na karcie Skrzynki kliknij Dodaj skrzynkę.
  3. W oknie Podłącz skrzynkę zostaw opcję uwierzytelniania Podstawowe (login + hasło) i wypełnij poniższe pola.
  4. Kliknij Utwórz. Zobaczysz komunikat „Skrzynka podłączona. Pobieranie poczty ruszy w ciągu minuty."
  5. Aby później sprawdzić połączenie, użyj ikony Przetestuj połączenie IMAP obok skrzynki na liście.

Logowanie przez Google (Gmail / Workspace) i Microsoft (Microsoft 365 / Outlook) jest w drodze. Na razie podłącz dowolną skrzynkę opcją Podstawowe, używając jej danych IMAP/SMTP.

Pola, które będą potrzebne

  • Nazwa wyświetlana: nazwa widoczna na odpowiedziach wysyłanych z tej skrzynki.
  • Adres e-mail: adres, na który piszą klienci.
  • Host IMAP i Port IMAP (poczta przychodząca, domyślny port 993).
  • Host SMTP i Port SMTP (poczta wychodząca, domyślny port 587).
  • Nazwa użytkownika i Hasło: dane logowania do skrzynki.
  • Prefiks zgłoszeń (opcjonalnie): krótki kod, np. ACME, dodawany na początku numerów zgłoszeń.
  • Numer początkowy: numer, od którego liczone jest pierwsze zgłoszenie.

Wartości hostów i portów IMAP oraz SMTP publikuje Twój dostawca poczty. Niektórzy dostawcy wymagają hasła aplikacji zamiast zwykłego hasła przy logowaniu z innej aplikacji.

Ustawienia skrzynki

Kliknij ikonę konfiguracji obok skrzynki, aby otworzyć jej ustawienia. Najważniejsze z nich:

  • Wysyłka AI: Odpowiedzi AI włączone na tej skrzynce włącza lub wyłącza odpowiedzi bota dla tej skrzynki. Opóźnienie w godzinach pracy (min) (domyślnie 15 minut) to czas, przez jaki bot czeka z wysłaniem odpowiedzi, żeby zespół mógł wkroczyć; możesz ustawić inne Opóźnienie poza godzinami (min). Pozostałe opcje ograniczają liczbę odpowiedzi AI na klienta na godzinę (domyślnie 20), pozwalają wysyłać odpowiedzi AI tylko w godzinach pracy oraz ustawić Auto-zamknięcie po rozwiązaniu (dni) (domyślnie 7).
  • Godziny pracy: strefa czasowa zespołu oraz dni i godziny pracy.
  • Wątkowanie i numeracja zgłoszeń: prefiks i numer początkowy zgłoszeń, dodawanie [PREFIKS-NUMER] do tematu wychodzących wiadomości (domyślnie włączone) oraz dopasowanie rozmyte odpowiedzi do istniejących zgłoszeń.
  • Szablony i logo: szata graficzna HTML otaczająca wychodzące wiadomości, opcjonalne auto-potwierdzenie wysyłane przy pierwszym kontakcie oraz Twoje logo.
  • Tożsamość nadawcy i parsowanie: nazwy nadawcy widoczne dla klientów przy odpowiedziach AI i konsultantów oraz usuwanie podpisów z przychodzącej poczty.
  • Eskalacja: czy eskalowane zgłoszenia wywołują e-mail eskalacyjny do Twojego zespołu.

Karta Szablony obok Skrzynek służy do tworzenia szat graficznych, auto-potwierdzeń i gotowych odpowiedzi, które konsultanci mogą wstawić do odpowiedzi. Wbudowanych szablonów systemowych nie można edytować, ale możesz je zduplikować i zmienić kopię. Ustawienia kanału pozwalają ustawić domyślne imię agenta AI dla wszystkich skrzynek.

Co dzieje się dalej

Po podłączeniu skrzynki Fibly sprawdza ją w poszukiwaniu nowej poczty i tworzy zgłoszenie dla każdej przychodzącej wiadomości. Zgłoszenia pojawiają się w Rozmowach jak każda inna rozmowa — filtruj po E-mailu, aby zobaczyć tylko pocztę — i mają identyfikator oraz temat zgłoszenia. Bot przygotowuje i wysyła odpowiedzi z tej samej skrzynki, a Twój zespół może przejąć rozmowę we Wsparciu na żywo, gdy zajdzie taka potrzeba.

W zgłoszeniu e-mail znajdziesz:

  • Listy rozwijane Status (nowe, otwarte, oczekujące, wstrzymane, rozwiązane, zamknięte) i Priorytet (niski, normalny, wysoki, pilny) w górnym pasku.
  • Notatka wewnętrzna (tylko dla zespołu): przełącznik w polu odpowiedzi, który zamiast odpowiedzi zapisuje notatkę widoczną tylko dla Twojego zespołu.
  • Oczekującą odpowiedź AI oznaczoną „Wersja robocza · wysyłka za {n} min", dopóki trwa opóźnienie. Kliknij Anuluj, aby ją zatrzymać i odpowiedzieć samodzielnie. Kredyty wydane na szkic nie są zwracane.

Powiązane artykuły